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受控文件在發放時每頁加蓋紅色“受控文件”印章和部門分發號，以標示文件為有效版本和分發的部門。
6.5.1.2 作廢文件應馬上銷毀。作廢文件需作為參考資料保存時，由原發放單位加蓋藍色“歷史參考”印章標示后，建立專門檔案保存，并定期清理銷毀不再需要的歷史參考文件。
6.5.1.3 受控表單原件格式保存于文控中心，由QA部保存備案。
6.5.2 文件發放登記
a.文件發放時,文控中心按《文件派發清單》中規定之派發部門和份數進行派發給各單位.
b. 文件發放時需登錄《文件發放/回收登記表》，接收部門文件保管人簽收。
6.5.3 文件接收歸檔
文件接收部門收到文件后，登錄《文件歸檔記錄表》，并按文件的不同類別進行編目、歸檔。
6.5.4 文件增、換、補發
文件使用部門需增加文件份數，或原有文件損壞換發、或丟失補發時，需填寫《文件補發申請表》，按如下權限審批后，由文件發放部門增、換、補發。
a. 公司級管理制度、質量手冊、程序文件由管理者代表批準；
b. 其它文件由編制單位主管批準。
6.6 文件更改控制
6.6.1 在執行文件時，如發現文件在實際運作過程中存在問題，且必須修改時，由需求單位向文件編寫部門提出更改申請，經文件編寫部門主管批準后由原編寫部門安排修改。
6.6.2 文件修改后審核批準權限按照 6.1的權限要求進行。
6.6.3文件修改后重新發放時按照《文件發放/回收登記表》遵循以舊換新原則，由文件發放部門通知舊版文件持有部門，收回舊版本后方可發放新版本。所有舊版文件應予以銷毀。
6.7 文件的作廢控制
文件作廢時由文件的發放部門根據《文件發放/回收登記表》進行回收后銷毀，其正
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