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主管各一份；二階文件分發(fā)總經(jīng)理、廠長、經(jīng)理、各部門主管一份；三、四階文件分發(fā)各相使用關(guān)部門。
7.5 外來文件之管理：
7.5.1各部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)國家、國際標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，由文控中心編號并統(tǒng)一管理，由文控中心編制《外來文件一覽表》，下發(fā)相關(guān)部門，相關(guān)部門領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)時需填寫《文件和數(shù)據(jù)領(lǐng)用申請單》經(jīng)文控中心批準(zhǔn)后加蓋紅色“外來文件”章后進(jìn)行發(fā)放，并作好簽收記錄。
7.5.2外來文件和數(shù)據(jù)直接引用作為采購、生產(chǎn)、檢驗、校驗等的依據(jù)時，需經(jīng)總經(jīng)理、批準(zhǔn)，由文控中心列入《外來文件一覽表》，分發(fā)管理同7.5.1，其余外來文件和數(shù)據(jù)由相關(guān)部門自行編號管理。
7.6文件之使用：
7.6.1各部門使用之文件副本，需與文控中心之正本同一版本。文控中心每三個月分發(fā)一次《文件最新狀況一覽表》給相關(guān)部門核對版本，以確保文件使用之有效性。如有不符應(yīng)反饋文控中心。
7.6.2文件應(yīng)保持整潔不允許有涂改現(xiàn)象，并避免受潮，若不慎污損、不易閱讀、丟失或需補(bǔ)發(fā)之情形發(fā)生，應(yīng)開立《文件和數(shù)據(jù)領(lǐng)用申請單》經(jīng)部門主管審核后向文控中心申請補(bǔ)發(fā)。
7.6.3受控性文件之保管人或使用人離職時，應(yīng)要將文件移交代理人或部門負(fù)責(zé)人。
7.7文件之保存：
7.7.1使用中或已廢止之正本文件統(tǒng)一由文控中心收存。
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